Zápis spolku do spolkového rejstříku a jiné subjekty do něj zapisované a v něm zapsané

Spolek vzniká dnem zápisu do veřejného, respektive spolkového rejstříku. Spolkový rejstřík vedou krajské soudy. K řízení o návrhu na zápis spolku je příslušný ten krajský soud, v jehož obvodu je obecný soud spolku, kterého se zápis do spolkového rejstříku týká.

Návrh na zápis spolku do spolkového rejstříku (dále jen „návrh na zápis“) podávají všichni zakladatelé nebo osoba určená ustavující schůzí.

Návrh na zápis lze podat pouze na elektronicky vyplněném formuláři (tzv. inteligentní formulář), který je k dispozici na webových stránkách Ministerstva spravedlnosti. Vyplněný inteligentní formulář lze soudu zaslat jak v elektronické, tak v listinné podobě. Návrh na zápis v listinné podobě musí být opatřen úředně ověřeným podpisem navrhovatele. Návrh na zápis v elektronické podobě musí být opatřen uznávaným elektronickým podpisem navrhovatele nebo zaslán prostřednictvím datové schránky navrhovatele, respektive osoby, jež návrh na zápis podává.

Výčet údajů zapisovaných o spolku do spolkového rejstříku obsahuje ust. § 25 a § 29 zákona č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob. Do spolkového rejstříku se vždy zapíše název a sídlo spolku, předmět činnosti nebo podnikání nebo vymezení účelu spolku, den vzniku spolku, identifikační číslo (to přidělí při zápisu základní registry prostřednictvím rejstříkového soudu), název nejvyššího orgánu spolku, název statutárního orgánu spolku, počet členů statutárního orgánu, jméno a sídlo nebo adresa místa pobytu, popř. též bydliště, liší-li se od adresy místa pobytu, a identifikační číslo nebo datum narození a rodné číslo osoby, která je členem statutárního orgánu, s uvedením způsobu, jak za spolek jedná, den vzniku a zániku její funkce a je-li členem statutárního orgánu právnická osoba, také jméno, adresa místa pobytu, popř. též bydliště, liší-li se od adresy místa pobytu, datum narození a rodné číslo osoby, která ji při výkonu funkce zastupuje. Tyto údaje tedy musí vždy navrhovatel vyplnit v návrhu na zápis a bude-li některý z těchto údajů v návrhu chybět, rejstříkový soud jej vyzve k jejich doplnění.

Zřídí-li spolek kontrolní orgán, zapíše se do spolkového rejstříku rovněž jeho název, počet členů kontrolního orgánu, jméno a sídlo nebo adresa místa pobytu, popř. též bydliště, liší-li se od adresy místa pobytu, a identifikační číslo nebo datum narození a rodné číslo osoby, která je členem kontrolního orgánu, den vzniku a zániku její funkce a je-li členem kontrolního orgánu právnická osoba, také jméno, adresa místa pobytu, popř. též bydliště, liší-li se od adresy místa pobytu, datum narození a rodné číslo osoby, která ji při výkonu funkce zastupuje. Zřídí-li spolek rozhodčí komisi, zapíše se do spolkového rejstříku její název, počet členů a jejich jména, adresa místa pobytu, popř. též bydliště, liší-li se od adresy místa pobytu, datum narození a rodné číslo, den vzniku a zániku jejich funkcí a adresa pro doručování podání v řízení před rozhodčí komisí podle zákona upravujícího řízení před rozhodčí komisí spolku. Do spolkového rejstříku se dále zapíše i předmět vedlejší hospodářské činnosti, je-li vykonávána, dále u spolku, který přemístil sídlo do zahraničí, adresa tohoto sídla a údaj o zápisu do evidence státu, v níž je zapsán, pokud právo takového státu zápis přikazuje, a dále název, sídlo a identifikační číslo všech jeho pobočných spolků. Ne každý spolek bude samozřejmě mít zřízen kontrolní orgán, rozhodčí komisi či bude vykonávat vedlejší hospodářskou činnost, avšak v kladném případě platí, že se tyto údaje do spolkového rejstříku zapisují povinně. Zákon počítá i se zápisem údaje o tom, že spolek má zapsán status veřejné prospěšnosti a kdy mu byl přiznán, údaje o tom, že bylo zahájeno řízení o odnětí statusu, údaje o tom, kdy byl tento status vymazán, a důvod jeho odnětí, avšak zákon o veřejné prospěšnosti nebyl doposud přijat, takže v současné době uvedené údaje zapsat nelze.

K návrhu na zápis je nutné doložit listiny (listinné přílohy), kterými navrhovatel prokáže zapisované skutečnosti. Všechny listiny je potřeba s ohledem na nesporné rejstříkové řízení rejstříkovému soudu předložit v originále či úředně ověřené kopii.

Jedná se zejména o stanovy, v nichž musí být uveden název a sídlo spolku, účel spolku, práva a povinnosti členů vůči spolku, popř. určení způsobu, jak jim budou práva a povinnosti vznikat, určení statutárního orgánu a jeho prvních členů. Název spolku musí obsahovat slova „spolek“ nebo „zapsaný spolek“, popř. zkratku „z. s.“ a nesmí být klamavý a zaměnitelný s názvem jiné právnické osoby.

V případě, že je spolek založen ustavující schůzí, je nutno předložit zápis osvědčující průběh ustavující schůze, zápis o rozhodnutí ustavující schůze o schválení stanov a prezenční listinu k ustavující schůzi. Rovněž musí být soudu předloženo oprávnění k podnikatelské nebo jiné činnosti, pokud není tato skutečnost zjistitelná z informačních systémů veřejné správy nebo jejich částí, které jsou veřejnými evidencemi, rejstříky nebo seznamy, ledaže se toto oprávnění nevyžaduje, pokud bude podnikání spolku představovat vedlejší činnost.

V neposlední řadě je nutné soudu předložit listinu osvědčující právní důvod užívání prostor, v nichž je umístěno sídlo spolku (např. nájemní smlouvu), a jde-li o prohlášení vlastníka nemovitosti, že s umístěním sídla spolku souhlasí, nesmí být toto prohlášení starší tří měsíců a podpis na prohlášení musí být úředně ověřen. Ohledně členů statutárních orgánů spolku je nutno soudu předložit čestné prohlášení člena statutárního orgánu o způsobilosti být členem statutárního orgánu podle občanského zákoníku, kdy totéž platí o osobě, která jedná za člena statutárního orgánu – právnickou osobu. Závěrem musí soudu být předložen i písemný souhlas se zápisem do spolkového rejstříku od všech osob, které jsou v rámci spolku do spolkového rejstříku zapisovány a podpis na tomto prohlášení musí být úředně ověřen.

V případě podání návrhu na zápis změn do spolkového rejstříku (dále jen „návrh na zápis změn“) lze primárně ohledně výčtu zapisovaných údajů, listinných příloh, formy návrhu a požadavku úředně ověřeného podpisu na návrhu vycházet ze shora uvedeného. Návrh na zápis změn však podává již samotný spolek a podepisuje za něho primárně jeho statutární orgán nebo člen statutárního orgánu. Jako listinné přílohy bude však nutné k návrhu na zápis změny doložit i některé z dalších uvedených, a to vždy s ohledem na povahu požadované změny nebo doplnění v zápisu. Může se jednat zejména o výpis ze seznamu členů spolku (pakliže jej spolek vede), zápis o rozhodnutí nejvyššího orgánu o jmenování, popř. odvolání člena statutárního či jiného orgánu, prezenční listinu ke schůzi nejvyššího orgánu, zápis o rozhodnutí o změně stanov, pravomocné rozhodnutí soudu o odvolání z funkce člena statutárního orgánu, prohlášení o odstoupení z funkce člena statutárního či jiného orgánu atd.

Zahájení řízení ve věcech spolkového rejstříku podléhá soudnímu poplatku. Za návrh na zahájení řízení ve věcech spolkového rejstříku se za první zápis spolku do spolkového rejstříku vybere soudní poplatek ve výši 1000 Kč a za návrh na zahájení řízení ve věcech spolkového rejstříku se za změny nebo doplnění zápisu spolku (bez ohledu na počet měněných nebo doplňovaných skutečností) vybere soudní poplatek rovněž ve výši 1000 Kč. Poplatek je splatný podáním návrhu. Návrh na výmaz spolku ze spolkového rejstříku je od soudního poplatku osvobozen.

Ostatní subjekty ve spolkovém rejstříku zapsané a do něj zapisované 

Kromě spolků se do spolkového rejstříku zapisují ještě odborové organizace, mezinárodní odborové organizace, organizace zaměstnavatelů, mezinárodní organizace zaměstnavatelů (dále jen „spolky“), pobočné spolky a pobočné organizace odborové organizace, mezinárodní odborové organizace, organizace zaměstnavatelů a mezinárodní organizace zaměstnavatelů (dále jen „pobočné spolky“) a další osoby, o nichž tak stanoví zákon. Návrh na zápis ve věcech pobočného spolku podává spolek a návrh na zápis změn nebo výmaz může podat i pobočný spolek.

K řízení o návrhu na zápis pobočného spolku je příslušný soud, v jehož obvodu je rejstříkový soud hlavního spolku. 

Dále se do spolkového rejstříku zapisují zahraniční spolky, které vyvíjejí činnost na území České republiky, a pobočné spolky nebo jiné obdobné organizační jednotky zahraničních spolků, vyvíjejících činnost na území České republiky (dále jen „zahraniční pobočný spolek“). Návrh na zápis zahraničního spolku a zahraničního pobočného spolku podává zahraniční spolek. Návrh na zápis změn nebo výmaz může podat i zahraniční pobočný spolek. Místní příslušnost zahraničních spolků a zahraničních pobočných spolků není zákonem stanovena a lze tedy dovodit, že příslušným soudem k řízení o návrhu na zápis zahraničního spolku a zahraničního pobočného spolku je kterýkoliv rejstříkový soud. Ust. § 75 odst. 3 zákona č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob, totiž pouze stanoví, že k řízení o návrhu na zápis zahraniční osoby je příslušný krajský soud, v jehož obvodu je umístěn její závod, odštěpný závod nebo pobočný spolek. Avšak zahraniční spolek nemusí mít na našem území závod, odštěpný závod nebo pobočný spolek a ještě navíc zahraniční spolek a zahraniční pobočný spolek budou mít vždy své sídlo mimo území České republiky a rozhodující bude pouze jejich činnost na našem území.

Ve spolkovém rejstříku jsou dále s ohledem na přechodná ustanovení občanského zákoníku a zákona o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob zapsána od 1. ledna 2014 i občanská sdružení (která se považují za spolky a mají právo změnit svoji právní formu na ústav nebo sociální družstvo; organizační jednotky těchto sdružení způsobilé jednat svým jménem se považují za pobočné spolky), odborové organizace, organizace zaměstnavatelů a jejich organizační jednotky, které jsou oprávněny jednat svým jménem (jejichž registraci a evidenci do 31. prosince 2013 vedlo Ministerstvo vnitra na základě zákona č. 83/1990 Sb., o sdružování občanů, ve znění pozdějších předpisů), dále pak zájmová sdružení právnických osob (do 31. prosince 2013 registrovaná a vedená krajskými úřady) a mezinárodní nevládní organizace (vedené do 31. prosince 2013 Ministerstvem vnitra podle zákona č. 116/1985 Sb., o podmínkách činnosti organizací s mezinárodním prvkem v Československé socialistické republice, ve znění pozdějších předpisů). Všechny osoby zapsané do spolkového rejstříku musí přizpůsobit do tří let ode dne nabytí účinnosti občanského zákoníku a zákona č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob, (které účinnosti nabyly dne 1. ledna 2014) zapsaný stav stavu požadovanému tímto zákonem, a dále ve stejné lhůtě musí zapsané osoby přizpůsobit svá zakladatelská právní jednání občanskému zákoníku a doručit je orgánu veřejné moci, který vede spolkový rejstřík, tedy rejstříkovému soudu. Pakliže tak zapsaná osoba neučiní, rejstříkový soud ji k tomu vyzve a stanoví ve výzvě dodatečnou přiměřenou lhůtu ke splnění této povinnosti. Uplyne- li dodatečná lhůta marně, soud na návrh rejstříkového soudu nebo osoby, která na tom osvědčí právní zájem, zapsanou osobu zruší a nařídí její likvidaci.

Autor uzavírá, že zápis spolků do spolkového rejstříku je zcela novou záležitostí jak pro odbornou, tak laickou veřejnost, do značné míry i pro rejstříkové soudy. Největším problémem se v současné době jeví dříve vzniklá občanská sdružení, která byla do 31. prosince 2013 vedena a registrována Ministerstvem vnitra, a která jsou od 1. ledna 2014 zapsána ve spolkovém rejstříku, pro něž je dnes velkým problémem podat správně návrh na zápis změn do spolkového rejstříku, jelikož rejstříkové řízení je daleko přísnější po formální i obsahové stránce, zejména pak co do požadavku na předložení listinných příloh, než byla registrace prováděná Ministerstvem vnitra na základě zákona č. 83/1990 Sb., o sdružování občanů. Dalším problémem bude zcela jistě pro soudy, respektive rejstříkové soudy, fakt, že ne všechny subjekty zapsané ve spolkovém rejstříku se do tří let přizpůsobí občanskému zákoníku a zákonu č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob, a bude nutné tyto subjekty ke splnění jejich povinnosti nejprve vyzvat, a poté je zrušit a nařídit jejich likvidaci, čímž dojde k velkému zatížení a zvýšení agendy soudu, která je již dnes velice vysoká.

Autor je vyšším soudním úředníkem Krajského soudu v Plzni.