Notářský řád - praktický komentář

(1) Notářský zápis musí obsahovat: 

a) místo, den, měsíc a rok právního jednání,

b) jméno a příjmení notáře a jeho sídlo,

c) jméno, příjmení, bydliště a datum narození účastníků a jejich zástupců, svědků, důvěrníků a tlumočníků a je-li účastníkem nebo zástupcem právnická osoba, její název, sídlo a identifikační číslo,

d) prohlášení účastníků, že jsou způsobilí samostatně právně jednat v rozsahu právního jednání, o kterém je notářský zápis,

e) údaj o tom, že byla notáři prokázána totožnost účastníků, svědků, důvěrníků, tlumočníků a zástupců účastníků anebo údaj o tom, že je notář zná osobně, a je-li účastníkem nebo zástupcem účastníka právnická osoba, údaj o tom, že byla notáři prokázána její existence a totožnost toho, kdo ji zastupuje,

f) obsah právního jednání,

g) údaj o tom, že byl notářský zápis po přečtení účastníky schválen,

h) podpisy účastníků nebo jejich zástupců, svědků, důvěrníků a tlumočníků,

i) otisk úředního razítka notáře a jeho podpis,

j) další náležitosti, stanoví-li tak tento zákon. 

(2) Účastníkem je ten, kdo formou notářského zápisu sám právně jedná nebo ten, za něhož jeho jménem právně jedná jeho zástupce.

I.  Smysl ustanovení

1. Toto ustanovení vymezuje náležitosti notářského zápisu o právním jednání a definuje, kdo je účastníkem notářského zápisu.

II. Obsahové náležitosti notářského zápisu

2. Výčet náležitostí notářského zápisu o právním jednání v tomto ustanovení není úplný s ohledem na to, že odst. 1 písm. j) odkazuje na další náležitosti stanovené notářským řádem.

3. Kromě náležitostí notářského zápisu dopadá na právní jednání také úprava podstatných náležitostí daného druhu právního jednání (např. pokud půjde o notářský zápis o společenské smlouvě společnosti s ručením omezeným, použije se § 146 zákona o obchodních korporacích, který vymezuje povinný obsah společenské smlouvy.

4. Pokud notářský zápis neobsahuje některou z obsahových náležitostí, je stižen vadou. To zpravidla znamená, že notářský zápis ztrácí povahu veřejné listiny, v některých případech (např. nedodržení pořadí podpisů nebo chybějící údaj vyjádřený slovy) však judikatura dovodila, že existují i drobné vady, jejichž výskyt nezpůsobuje ztrátu povahy veřejné listiny. I pokud je notářský zápis stižen vadou, může jeho obsah být platným právním jednáním v písemné formě, jsou-li obsaženy podstatné náležitosti daného druhu právního jednání. Podrobněji ke zmíněné judikatuře a důsledkům jednotlivých chybějících náležitostí viz komentář k § 6.

III. K jednotlivým náležitostem

a)  místo, den, měsíc a rok právního jednání

5. Datum právního jednání musí být uvedeno jak čísly, tak i slovy (srovnej § 59 odst. 2), tedy např.: „28. 1. 2017 (slovy: dvacátého osmého ledna roku dva tisíce sedmnáct)“. V případě notářského zápisu o právním jednání není na rozdíl od notářského zápisu o osvědčení určitých skutečností rozlišováno mezi datem vyhotovení notářského zápisu a dnem, kdy bylo učiněno právní jednání, které je jeho obsahem. Důvodem je, že v případě notářského zápisu o právním jednání splývají oba okamžiky zpravidla v jeden – právní jednání se činí přímo do notářského zápisu.

6. Místem sepsání může být notářská kancelář, ale i jiné místo, na kterém dochází k právnímu jednání. Způsob uvedení místa není zákonem přesně vymezen, z povahy věci vyplývá, že by mělo být vymezeno tak, aby je bylo možné podle popisu přesně určit. V praxi to bude téměř vždy přesná adresa budovy, ve které dochází k jednání (někdy ještě doplněná specifikací místnosti uvnitř budovy, pokud je budova velká). Výjimky nejsou obvyklé, ale čas od času v praxi nastávají (např. pokud je třeba sepsat notářský zápis pod širým nebem na místě, které nemá adresu). Pak je místo nutné popsat co nejpřesněji jiným způsobem (popis cesty, GPS souřadnice a podobně).

b) jméno a příjmení notáře a jeho sídlo

7. Smyslem této náležitosti je jednoznačná identifikace toho, kdo notářský zápis sepsal. Jde o minimální výčet náležitostí souvisejících s identifikací notáře, nic nebrání tomu, aby na listině byly uvedeny i další údaje o notáři (např. jeho titul, druhé jméno, údaj o notářské kanceláři, kontaktní údaje a podobně), pokud to není v rozporu se zachováním důstojnosti notářské profese, případně vážnosti a charakteru veřejné listiny.

8. Identifikace notáře se zpravidla uvádí v hlavičce notářského zápisu, což lze s ohledem na zájem na přehlednosti listiny nepochybně doporučit. Teoreticky však není vyloučeno ani uvedení těchto údajů na jiném vhodném místě (např. v závěru listiny).

9. Sídlem notáře není adresa jeho kanceláře, ale sídlo notářského úřadu, kterým byl daný notář pověřen (viz komentář k § 12 odst. 1 a § 8 odst. 4 – jde zpravidla o sídlo okresního soudu, v jehož obvodu se nachází notářský úřad). Sídlo postačí uvést určením obce.

c)  jméno, příjmení, bydliště a datum narození účastníků a jejich zástupců, svědků, důvěrníků a tlumočníků, a je-li účastníkem nebo zástupcem právnická osoba, její název, sídlo a identifikační číslo,

10. Smyslem této náležitosti je zajistit, že bude možné jednoznačně identifikovat všechny osoby, které se podílely na právním jednání, které je předmětem daného notářského zápisu.

11.U právnických osob je zvykem uvádět navíc údaj o jejich zápisu do veřejného rejstříku. Vzhledem k tomu, že podnikatelé musejí podle § 435 obč. zák. na všech obchodních listinách uvádět povinně údaj o zápisu do obchodního rejstříku, případně jiné evidence, bude v případě, že je účastníkem podnikatel, tento údaj také povinnou náležitostí notářského zápisu, aby bylo jednání v něm obsažené v souladu se zákonem. U obchodních korporací jde o údaj o zápisu do obchodního rejstříku, u jiných podnikatelů právnických osob o údaj o zápisu do jiného veřejného rejstříku a u podnikatelů fyzických osob o údaj o zápisu do obchodního rejstříku, jsou-li v něm vedeni, jinak údaj o zápisu do evidence podnikatelů, v níž jsou vedeni (typicky živnostenský rejstřík nebo evidence zemědělských podnikatelů).

d) prohlášení účastníků, že jsou způsobilí samostatně právně jednat v rozsahu právního jednání, o kterém je notářský zápis,

12. Praktický význam této náležitosti je nevelký, protože pokud by se zjistilo, že daná osoba není plně svéprávná a toto omezení svéprávnosti jí brání v daném právním jednání, tak se prohlášení této osoby uvedené v notářském zápisu stává bezpředmětným a půjde o zdánlivé právní jednání (jednající osoba pro omezení svéprávnosti nemohla projevit vůli uzavřít dané právní jednání, jde o vadu vůle).

13. Smyslem této náležitosti je tak především zajistit, aby notář při sepsání zápisu vždy vznesl dotaz, zda jsou účastníci v potřebném rozsahu nadáni svéprávností, a zaznamená jejich odpověď.

e)  údaj o tom, že byla notáři prokázána totožnost účastníků, svědků, důvěrníků, tlumočníků a zástupců účastníků, anebo údaj o tom, že je notář zná osobně, a je-li účastníkem nebo zástupcem účastníka právnická osoba, údaj o tom, že byla notáři prokázána její existence a totožnost toho, kdo ji zastupuje,

14. U fyzické osoby notář uvede, že prokázal totožnost dané osoby nebo že ji zná osobně. U právnické osoby uvede údaj o tom, že notáři byla prokázána existence právnické osoby (právnická osoba je fiktivní útvar, a tedy nelze určit její totožnost) a totožnost toho, kdo ji zastupuje.

15. Notář není povinen v notářském zápise uvádět žádné podrobnosti ohledně toho, jak byla totožnost prokázána (např. nemusí uvádět druh a číslo průkazu totožnosti). V praxi je nicméně obvyklé uvést alespoň, jak byla ověřena totožnost (tj. z úředního průkazu) nebo existence osoby (tj. zpravidla z výpisu z veřejného rejstříku), případně zástupčí oprávnění.

16. Postup pro prokazování totožnosti upravuje podrobněji § 64.

f)  obsah právního jednání,

17. Jde o vlastní obsah daného právního jednání. Zde notář nepostupuje primárně podle notářského řádu, ale podle předpisu, který reguluje dané právní jednání (typicky občanský zákoník nebo zákon o korporacích). Notář nese odpovědnost za obsah právního jednání pořízeného ve formě notářského zápisu, a proto je povinen obsah právního jednání formulovat tak, aby bylo platné a co nejlépe odpovídalo vůli účastníků daného jednání, která mu byla nebo měla být známa. Notář je především povinen v textu uvést všechny podstatné náležitosti právního jednání a počínat si tak, aby text neobsahoval žádná ustanovení, která jsou v rozporu s právem, dobrými mravy nebo veřejným pořádkem, a aby všechna ustanovení byla jasná a srozumitelná. To platí i v případě, že notář není původcem textu právního jednání, ale je namísto toho požádán účastníky, aby použil text, který si vytvořili sami nebo který pro ně připravil advokát.

g)  údaj o tom, že byl notářský zápis po přečtení účastníky schválen,

18. Smyslem této náležitosti je pojmout do notářského zápisu projev vůle účastníka, kterým potvrzuje správnost a přesnost zápisu a bere na sebe práva a povinnosti v rozsahu vymezeném v notářském zápisu.

h) podpisy účastníků nebo jejich zástupců, svědků, důvěrníků a tlumočníků,

19. Podpisy se umisťují na poslední stranu textu notářského zápisu. Pokud má zápis přílohy, tak před ně. Přílohy se nepodepisují, jejich správnost potvrzuje notář. Není také potřeba parafovat nebo podepisovat jednotlivé strany notářského zápisu – ochranným prvkem proti pozměnění je jednak vedení zápisu ve sbírce notářských zápisů a jednak sešití stejnopisů, které se vydávají účastníkům, a jejich opatření přelepkami a razítky.

20. Podpis musí být vlastnoruční, nestačí otisk podpisového razítka nebo jiný podobný způsob nahrazení podpisu. Podpis musí daná osoba na listinu umístit výhradně vlastními silami, je vyloučeno, aby jí v tom někdo napomáhal (např. vedením ruky).

21. Podpis je zpravidla tvořen jménem a příjmením dané osoby, není to však nezbytně nutné. V tomto případě převáží zájem na tom, aby byla listina podepsána ustálenou podobou podpisu včetně jeho zvláštností (ty mají často charakter ochranného prvku proti padělání), nad zájmem na identifikaci osoby (její osobní údaje jsou v listině uvedeny, není je tedy třeba brát z podpisu. Daná osoba by se měla podepsat obvyklým způsobem, který používá, a to i pokud její podpis nezahrnuje celé jméno, ale např. jen příjmení nebo iniciálu křestního jména a celé příjmení. Podpis může být nečitelný. Podpis také může zahrnovat další prvky, jako je například zvláštní značka, grafické prvky nebo uvedení pseudonymu dané osoby (např. Jan„Celebrita“ Novák). Přípustné jsou i jiné zvláštnosti charakteristické pro podpis dané osoby, například psaní podpisu shora dolu místo zleva doprava.

22. Připojení razítka identifikujícího danou osobu (např. razítko s údaji právnické osoby) je fakultativní, identifikační údaje jsou totiž v notářském zápisu již obsaženy. Pokud však jeho použití předepisují vnitřní pravidla dané osoby, lze doporučit, aby tato pravidla byla dodržena.

23. Podepsat listinu může pouze osoba, která umí číst a psát – jinak by nešlo o podpis, ale o značku, kterou negramotná osoba používá namísto podpisu. Pro tyto případy stanoví notářský řád zvláštní postup v § 65.

i)  otisk úředního razítka notáře a jeho podpis,

24. Otisk a podpis úředního razítka se umisťuje na poslední stranu notářského zápisu stejně jako podpisy účastníků. Podpis notáře musí být vlastnoruční, nelze jej nahradit natištěním, podpisovým razítkem nebo jiným obdobným způsobem. Smyslem tohoto pravidla je jednak umístit na listinu ochranný prvek a jednak zajistit, že notář text zápisu skutečně vyhotovil nebo alespoň překontroloval po zaměstnancích pověřených dílčími úkoly při jeho přípravě. K úřednímu razítku notáře, jeho obsahu a používání, případně ztrátě podrobněji viz komentář k § 9.

25. Místo notáře může v některých případech notářský zápis podepsat notářský kandidát [§ 23 písm. a) nebo zástupce notáře (§ 16)]. Na listinách, které z pověření notáře vydávají jeho pracovníci, musí být uvedeno vedle podpisu tohoto pracovníka čitelně jeho jméno a příjmení a doložka „pověřený notářem“ (§ 16 odst. 2 kancelářského řádu).

26. Notář a notářský kandidát ustanovený zástupcem notáře jsou povinni neprodleně po zahájení činnosti, příp. ustanovení do funkce, vyhotovit svůj podpisový vzor a zaslat jej Ministerstvu spravedlnosti a příslušné regionální notářské komoře (§ 8 odst. 1 a 2 kancelářského řádu).

j)  další náležitosti, stanoví-li tak tento zákon.

27. Smyslem tohoto ustanovení je oprostit výčet náležitostí notářských zápisů od těch náležitostí, které jsou vlastní jen některým druhům notářských zápisů nebo které je potřeba do textu notářského zápisu uvádět jen v případě, že jsou dány zvláštní okolnosti.

28. Notářský řád stanoví další náležitosti pro notářský zápis především na těchto místech:

– § 64 odst. 1 – prohlášení o existenci právnické osoby nezapsané ve veřejném rejstříku,

– § 64 odst. 2 – prohlášení svědků totožnosti,

– § 67 odst. 1 – vlastnoručně napsaná doložka o tom, že byl zápis přečten a schválen účastníkem, který je neslyšící nebo němý, ale může číst a psát,

– § 68 – zvláštní náležitosti v případě přítomnosti svědků, důvěrníků nebo použití speciálních přístrojů nebo pomůcek účastníkem k seznámení se s textem notářského zápisu,

– § 69 odst. 3 – tlumočnická doložka,

– § 70 a 70a – vyjádření notáře o předpokladech pro sepsání notářského zápisu pro zápis do veřejného rejstříku nebo seznamu,

–  § 71a až 71c – zvláštní náležitosti pro notářské zápisy se svolením k vykonatelnosti.

IV. Náležitosti stanovené kancelářským řádem

29. Kromě notářského řádu stanoví některé obsahové náležitosti notářského zápisu také kancelářský řád:

– Notářský zápis se označí běžným číslem rejstříku NZ. Označování spisovou značkou rejstříku N je dobrovolné, v praxi k němu běžně dochází (§ 11 odst. 4 kancelářského řádu).

– Odkaz na přílohu v textu notářského zápisu, pokud má být přiložena listina (bez odkazu v textu nesmí notář listinu přiložit). Přílohy notářského zápisu samotné se označují v pravém horním rohu uvedením, že jde o přílohu, číslem NZ, a pokud je příloh více, tak uvedením čísla přílohy – např. příloha č. 1 k NZ 1/2017 (§ 11 odst. 5 kancelářského řádu).

– Velikost písma na tiskovém výstupu musí být alespoň 2 mm a nedopsané souvislé řádky textu notářských zápisů musí být proškrtnuty (§ 11 odst. 2 kancelářského řádu).

V. Vzor záhlaví notářského zápisu obsahující náležitosti podle § 63 odst. 1 písm. a)-e) notářského řádu 

VI.  Vzor závěrečné doložky notářského zápisu obsahující náležitosti podle § 63 odst. 1 písm. g)–i) notářského řádu

VII. Účastník notářského zápisu

30. Smyslem určení, kdo je účastníkem, je především to, že notářský řád na dalších místech účastníkům stanoví zvláštní práva a povinnosti.

31. Postavení účastníka má ten, kdo do notářského zápisu činí právní jednání, nebo ten, za koho tak činí jeho zástupce (lhostejno zda smluvní nebo zákonný). Účastníkem tak především není zástupce, ale zastoupený a zástupce úkon činí jeho jménem a na jeho účet.

32. Vedle účastníků při sepisování notářských zápisů mohou vystupovat především notář a jeho zaměstnanci, svědci totožnosti (§ 64), svědci úkonu (§ 68), důvěrník (§ 67) nebo tlumočník (§ 69).

VIII.   Zastoupení při sepisování notářského zápisu

33. V případě, že má být účastník zastupován při právním jednání, které je předmětem notářského zápisu, je potřeba tuto skutečnost notáři doložit. Notář by měl ověřit, zda je účastník platně zastoupen, a pokud dojde k závěru, že tomu tak není, musí odmítnout sepsání notářského zápisu z důvodu, že úkon odporuje právním předpisům podle § 53 odst. 1 písm. a).

34. Zákonné zastoupení právnických osob se prokazuje zpravidla výpisem z veřejného rejstříku, který by měl být co nejaktuálnější (právní předpisy ale přesnou lhůtu nepředepisují). V praxi notář zpravidla sám výpis z veřejného rejstříku vydá v den sepsání zápisu, aby byl co nejaktuálnější. Pokud to není možné, například proto, že právnická osoba nemá statutární orgán zapsán ve veřejném rejstříku, lze prokázat oprávnění jiným způsobem – například zápisem z valné hromady společnosti, kde došlo ke jmenování člena orgánu, který nebyl dosud zapsán do veřejného rejstříku, a doložením, že zvolená osoba splňuje zákonné podmínky pro vznik funkce. Zde je ale třeba být velice opatrný, protože může také nastat případ, kdy člen orgánu není ve veřejném rejstříku zapsán proto, že jeho volba byla stižena vadou, která brání zápisu do veřejného rejstříku, a jeho zvolení tak bylo pouze zdánlivé (srovnej § 155 obč. zák. a § 10 zákona o veřejných rejstřících).

35. K prokázání zastoupení na základě plné moci při sepsání notářského zápisu je třeba předložit doklad o zmocnění – typicky plnou moc. Z povahy věci bude notář požadovat plnou moc vždy alespoň v písemné formě, aby mohl uchovávat doklad o zmocnění, případně jej připojit k notářskému zápisu. Zvláštní forma plné moci je předepsána jen pro případy, kdy se pro dané jednání forma notářského zápisu vyžaduje ze zákona, i zde postačí plná moc s úředně ověřeným podpisem, není třeba plná moc ve formě notářského zápisu (srovnej § 441 odst. 2 obč. zák., ve znění účinném od 28. 2. 2017, případně usnesení Nejvyššího soudu ČR ze dne 27. 11. 2014, sp. zn. 29 Cdo 3919/2014).

36. Naprosto stejně (tedy vyžadovat předložení legitimační listiny, případně i s ověřeným podpisem) je nutno postupovat také v případě, že zástupce působí na základě příkazní smlouvy. V tomto případě totiž k prokázání zastoupení uděluje příkazce příkazníkovi plnou moc, pokud je třeba, aby ho zastupoval, zastoupení nevzniká přímo na základě smlouvy. Obdobně je třeba postupovat u ostatních případů smluvního zastoupení (např. obchodní zástupce), v praxi ale tyto případy nejsou časté.

37. Ustanovení nepočítá s možností nepřímého zastoupení, tedy jednání vlastním jménem na cizí účet (např. na základě komisionářské smlouvy), z povahy nepřímého zastoupení by bylo možné dovodit, že účastníkem by v tomto případě byl přímo zastoupený, neboť při zastupování jedná vlastním jménem (a notář ani ostatní účastníci tak ani o existenci zastoupení a totožnosti zastoupeného nemusí vědět). Jde nicméně spíše o teoretický problém, v praxi k jednání na základě nepřímého zastoupení u notářských zápisů nedochází.

Ukázka z knihy Notářský řád – praktický komentář, kterou lze zakoupit v nakladatelství Wolters Kluwer ČR, a. s.