Nejčastější chyby při podávání návrhu na zápis do obchodního rejstříku a jiných rejstříků vedených rejstříkovými soudy

• Návrh na zápis do obchodního rejstříku podávaný v elektronické podobě není opatřen uznávaným elektronickým podpisem navrhovatele, respektive osoby oprávněné jednat jménem navrhovatele.

V souladu s ust. § 32 odst. 1 obchodního rejstříku musí být návrh na zápis do obchodního rejstříku opatřen úředně ověřeným podpisem. Zcela analogicky k tomu musí být návrh na zápis do obchodního rejstříku podávaný elektronicky, tedy prostřednictvím elektronické pošty nebo prostřednictvím datové schránky, opatřen uznávaným elektronickým podpisem navrhovatele, respektive osoby oprávněné jednat jménem navrhovatele ve smyslu zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu.

Zcela nesprávně navrhovatelé při podávání návrhu prostřednictvím datové schránky argumentují tím, že připojení uznávaného elektronického podpisu není třeba. Zcela chybně se totiž opírají o ust. § 18 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů (dále jen „zákon č. 300/2008 Sb.“), dle kterého úkon učiněný fyzickou osobou, podnikající fyzickou osobou, statutárním orgánem právnické osoby nebo jeho členem (a dalšími dle ust. § 8 odst. 1 až 4 zákona č. 300/2008 Sb.) prostřednictvím datové schránky má stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný, ledaže jiný právní předpis nebo vnitřní předpis požaduje společný úkon více z uvedených osob. Z dikce daného ustanovení však jasně vyplývá, že se sice při použití datové schránky při podávání návrhu jedná o úkon učiněný písemně, ovšem podepsaný pouze „prostým“ podpisem a není zde splněn požadavek ust. § 32 odst. 1 obchodního zákoníku, dle kterého musí být podpis na návrhu úředně ověřen. 

• Při zápisu nebo zápisu změny sídla nebo místa podnikání do obchodního rejstříku je předkládán souhlas vlastníka nemovitosti s umístěním sídla do této nemovitosti bez úředně ověřeného podpisu vlastníka nemovitosti.

Od 1. ledna 2012 v souvislosti s přijatou novelou obchodního zákoníku je třeba v případě, že v souladu s ust. § 37 odst. 2 obchodního zákoníku je navrhovatelem prokazován právní důvod užívání prostor, do nichž umístil sídlo nebo místo podnikání, písemným prohlášením vlastníka těchto prostor, že s umístěním sídla souhlasí (nikoliv tedy například předložením nájemní smlouvy), aby podpis na tomto prohlášení byl úředně ověřen a prohlášení nesmí být starší než tři měsíce. Pro úplnost autor dodává, že v případě, kdy prostory, do kterých má být sídlo umístěno, vlastní více osob, vyžaduje rejstříkový soud písemné prohlášení o vyslovení souhlasu s umístěním sídla od vlastníků disponujících nadpoloviční většinou. 

• Při zápisu zástavního práva k obchodnímu podílu jsou předkládány zástavní smlouvy bez úředně ověřených podpisů.

Obchodní podíl společníka ve společnosti s ručením omezeným může být předmětem zástavního práva a zástavní právo k obchodnímu podílu se zapisuje do obchodního rejstříku. Dle ust. § 117a odst. 1 obchodního zákoníku musí být zástavní smlouva k obchodnímu podílu uzavřena v písemné formě a podpisy na ní musí být úředně ověřeny. Úředně ověřen tedy musí být podpis jak zástavního dlužníka, tak i zástavního věřitele, kterým je nejčastěji banka. V případě, že za banku, která je právnickou osobou, podepisuje smlouvu nikoliv její statutární orgán, ale její k tomu zplnomocněný zaměstnanec (či jiná k tomu zplnomocněná osoba), je třeba rejstříkovému soudu současně se zástavní smlouvou předložit i toto písemné zplnomocnění opatřené úředně ověřeným podpisem zmocnitele (respektive osoby oprávněné jejím jménem jednat), aby došlo k naplnění požadavku ust. § 117a odst. 1 obchodního zákoníku.

• Při zápisu změny do obchodního rejstříku není spolu s návrhem rejstříkovému soudu předloženo úplné platné znění zakladatelského dokumentu nebo stanov společnosti.

Dle ust. § 38i odst. 1 písm. a) obchodního zákoníku sbírka listin obsahuje společenskou smlouvu nebo zakladatelskou listinu anebo zakladatelskou smlouvu společnosti, stejnopis notářského zápisu obsahujícího usnesení ustavující valné hromady akciové společnosti nebo ustavující schůze družstva, stanovy akciové společnosti, družstva nebo společnosti s ručením omezeným, pokud mají být podle společenské smlouvy vydány, a zakládací listinu státního podniku a jejich pozdější změny, kdy po každé změně zakladatelského dokumentu nebo stanov musí být do sbírky listin uloženo také jejich platné úplné znění. Jedná se samozřejmě i o případy, kdy ke změně zakladatelského dokumentu nebo stanov dochází nepřímo. Například v důsledku uzavření smlouvy o převodu obchodního podílu dojde ve společnosti ke změně na straně společníků a tato změna musí být promítnuta i v zakladatelském dokumentu společnosti či stanovách.

• Při podání návrhu na zápis pověřeného vlastníka, členů výboru či jiných volených orgánů společenství do rejstříku společenství vlastníků jednotek není průběh volby těchto volených orgánů doložen zápisem ze schůze shromáždění vlastníků jednotek ve formě notářského zápisu.

Velké množství společenství vlastníků jednotek má doposud v platnosti stanovy, dle kterých je požadováno, aby o průběhu schůze shromáždění vlastníků jednotek, na které jsou voleny orgány společenství (tj. pověřený vlastník nebo členové výboru, popř. kontrolní komise nebo revizor či další) a schvalovány nebo měněny stanovy, byl pořízen notářský zápis. V takovém případě musí být na schůzi shromáždění vlastníků jednotek, na které jsou tyto orgány voleny, vždy přítomen notář, který o průběhu této schůze vyhotoví notářský zápis, jímž společenství vlastníků jednotek při podání návrhu na zápis do rejstříku společenství vlastníků jednotek volbu doloží. V opačném případě, tedy v případě, že rejstříkovému soudu bude k návrhu předložen pouze „prostý“ zápis ze schůze shromáždění vlastníků jednotek o volbě orgánů společenství, nebude návrhu na zápis do rejstříku společenství vlastníků jednotek ze strany rejstříkového soudu vyhověno. Jeví se proto vhodné, kdy v praxi k tomu často dochází, stanovy společenství změnit a požadavek pořizovat notářský zápis o průběhu volby orgánů společenství ze stanov zcela vypustit. Notářský zápis totiž musí být ze zákona pořízen pouze o průběhu první ustanovující schůze shromáždění vlastníků jednotek, na které jsou schvalovány stanovy společenství a voleny první orgány společenství, avšak pro následující schůze již zákonem předepsán není (ust. § 9 odst. 8 zákona č. 72/1994 Sb., o vlastnictví bytů).

• Při podávání návrhu na zápis do obchodního rejstříku jsou spolu s návrhem předkládány podpisové vzory statutárních orgánů nebo jejich členů s požadavkem na založení do sbírky listin.

S účinností od 1. ledna 2012 na základě novely obchodního zákoníku nelze do sbírky listin zakládat podpisové vzory osob zapsaných jako osoby oprávněné jednat jménem právnické osoby. Je tedy zcela zbytečné podpisové vzory rejstříkovému soudu předkládat a zasílat, jelikož platná legislativa již neumožňuje jejich založení do sbírky listin. Dle přechodných ustanovení pak může být ze strany právnické osoby požádáno o to, aby rejstříkový soud vyjmul podpisové vzory dříve do sbírky listin založené.

Autor je vyšším soudním úředníkem obchodního rejstříku Krajského soudu v Plzni.